档案整理之归档文件的装盒

2026-08-27 09:57:43    9次浏览

将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

即：

1.不同形成年度的归档文件不能放入同一档案盒；

2.不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒；

3.放入同一档案盒的归档文件应按照档号先后进行排序，小号在前，大号在后；

4.档案盒盒脊和备考表的填写应与盒内档案的情况一致。

01、归档文件装盒的注意事项

1.档案盒应采用无酸纸制作。

2.一般，文书档案盒可以为20mm、30mm、40mm、50mm等厚度，常见的为40mm厚度。应根据盒内文件的总厚度选择适宜厚度的无酸纸档案盒,尽量做到归档文件装盒后与档案盒形成一个整体,垂直放置时文件不易弯曲受损。有时，几件文件不够装满一个档案盒可选用厚度较薄的档案盒。

3.档案盒只是归档文件的装具,不具备保管单位的作用。因此,并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内,只须按照排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后,顺次装入下一盒。

02、文书档案盒的填写要求

1.档案盒封面应标明全宗名称。

2.档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等。

3.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内件文件和一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

03、备考表的填写

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。

1.盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

2.整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

3.整理日期：归档文件整理完成日期。

4.检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

5.检查日期：归档文件检查完毕的日期。