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文书档案管理制度

2021-06-28 04:14:12    179次浏览

一、总 则

1、文书档案管理是企业规范化管理的重要内容,也是企业发展过程中的重要见证资料,它记录了一个企业的发展历程,为企业的发展壮大提供了文字依据,文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件,为加速企业规范化管理进程,进一步完善文书档案盒管理工作,特制订本制度。

2、归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。

二、文书档案管理

1、各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。

2、文书档案归档范围

凡是企业经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档,主要包括:(1)具有保存价值的本单位正式收文、发文,除文件的正件外,还应包括它的附件;(2)本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件(即外部文件),包括请示、报告、项目立项、重要函件、经营合同等;(3)本单位经营管理活动中产生的各种文件材料(即内部文件),如规章制度、调研材料、计划、总结、条例、会议纪要、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等;(4)企业在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

3、文书档案归档要求

(1)已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档,任何人不得随意留存,各部门每季度应将归档的文件材料清理一次,登记造册,对重要的文件要标注密级(绝密、机密、秘密)。

(2)归档的文件材料要收集齐全(包括附件),按照文件形成的先后次序排列清楚,并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。

(3)存档文件必须为原件,至少三份(包括复印件)。

(4)文件归档时要有交接手续。

(5)每年六月份之前,各部门向档案室移交已归档完毕的上一年的文书档案(要办理移交手续)。

(6)各部门的文书和具体办文人员有责任协助档案管理人员共同做好文件的收集和保管工作。

4、文书档案的借阅

(1)档案室需设立“文书档案借阅登记薄”,凡借阅文书档案者需说明利用目的,并办理借阅手续。

(2)根据公司实际情况,将已存档的文书档案按其重要性分为重要文书档案(已标注密级)和一般文书档案两种。

(3)因工作需要借阅属秘密、机密类的文书档案,须经部门负责人、办公室主任、主管副总经理签字后方可借阅,绝密类的文书档案除需经部门负责人、办公室主任、主管副总签字外还必须经总经理签字后方可借阅。如遇特殊情况,属机密、秘密性的文书档案可由部门负责人、办公室主任签字后可借阅。

(4)因工作需要借用一般性文书档案,需部门负责人签字后方可借出。

(5)借阅文书档案使用后应及时归还,借阅时间一般不得超过一天,如因需要超过借阅时间,借阅人应提前向公司办档案室说明,并办理续借手续,否则将根据超过时间长短给予相应处罚。

(6)档案管理员每星期检查一次借阅登记薄,对到期未还的档案应及时催还,归还时要当面点清并放回原处。

(7)借阅人应妥善保管所借出的文书档案,不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人,否则将依照规定给予直接扣罚2-10分;如发生失密、泄密现象,要及时汇报有关领导,采取补救措施,并追究相关人员责任,给公司造成经济损失的,要给予相应的经济处罚,情节严重的给予辞退或开除处理。

(8)凡从公司办借出的文书档案资料,因工作需要复印,需经办公室主任同意签字后,方可复印,使用后需将复印件归还公司办,个人不得留存,如因工作需要无法拿回复印件,需报公司办批准,由办公室主任酌情处理,并在借阅登记薄中注明。

5、文书档案的保管及销毁

(1)档案室档案管理员有责任对各部门文书档案的归档进行监督指导。

(2)公司对所有文书档案实行集中统一管理,由公司办档案室负责。

(3)档案室档案管理员要对各部门移交的文书档案进行必要的整理,并分类、立卷、编目。

(4)文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种,超过保管期限的文书档案经公司办及相关领导批准后可销毁,并建立文书档案销毁清册。

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