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纸质文件整理流程之装档案盒存档

2023-01-28 12:08:35    749次浏览

装盒是指将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。将归档文件装入档案盒时,应严格按档号顺序装入,与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致。档案利用完毕后也必须准确归位。需要注意的是:不同类目的归档文件不应放入同一档案盒,如不同年度的归档文件不应同盒;不同保管期限的归档文件不应同盒。同一事由的归档文件,不要求必须同盒,只须按排列的先后顺序依次装盒,装满一盒,再顺次装入下一盒。另外,档案盒内的文件数量应尽量做到厚度适宜,装盒饱满,避免长期放置造成纸张弯曲受损。填写档案盒封面、盒脊要注意的是,档案盒封面应使用全称或通用简称标明全宗名称,盒脊处应填写全宗号、年度、保管期限、起止件号和盒号。起止件号填写盒内排列前和排列后的归档文件的件号,起件号填写在上格,止件号填写在下格。盒号一般填写档案盒上架排列后的顺序号,移交进馆前可先用黑色铅笔编写盒号,进馆时再按进馆要求进行修改。

档案盒内应放置备考表,置于每盒内的所有归档文件之后。填写备考表的项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。填写时应注意的是:

1盒内文件情况说明:包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况等,如归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。另外,归档文件目录备注项中填写不下的内容,可在此加以详细说明。

2整理人:负责整理归档文件的人员签名或签章。

3整理日期:归档文件整理完毕的日期。

4检查人:负责检查归档文件质量的人员签名或签章。一般由档案工作主管部门的负责人填写。

5检查日期:归档文件检查完毕的日期。

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